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Réceptionniste et Soutien administratif

Excel personnel inc.

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 16, 2020.

Notre client, une importante organisation municipale, est à la recherche personne pour l’accueil, réception et soutien administration pour un mandat temporaire à durée indéterminée. Les horaires de travail sont du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Veuillez noter que vous serez amené à travailler dans 2 résidences différentes situées à Montréal, une dans sud-ouest et l’autre dans le nord-es

Exemples de tâches et responsabilités:

– Accueille et dirige, de façon courtoise et adaptée à leurs besoins individuels, les clients, visiteurs, fournisseurs, employés, etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.

– Reçoit et transmet aux intervenants concernés les appels téléphoniques et messages qui lui parviennent tant de l’interne que de l’externe.

– Transmet au locataire qui fait un appel de service des informations pouvant l’aider à régler temporairement la situation ou, s’il s’agit d’une urgence, contacte l’employé apte à régler le problème. Au besoin, il agit à titre d’intermédiaire entre le locataire et cet employé.

– Procède au traitement du courrier (courriels, lettres et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d’assurer une communication efficace entre l’Office et les intervenants internes et externes.

– Effectue la reproduction et l’assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s’assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées.

– Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents.

– Manutentionne les colis destinés au secteur, en assure la réception, vérification et classement adéquat dans leurs dépôts.

– Procède à la commande des fournitures de bureau et autre matériel, accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.

– Procède à la remise des clés et coupons de peinture aux locataires et effectue la saisie informatique du retour de l’avis de détermination de loyer pour la reconduction du bail.

– Assure lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

  • Très bonne connaissance du français et anglais
  • Très bon service à la clientèle
  • Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
  • Autonomie et débrouillardise
  • Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies.

Formation académique minimum requise:

  • Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) en toute discipline.

Expérience minimum requise:

  • Deux (2) années d’expérience pertinente en relation avec la clientèle (téléphoniste, réceptionniste, vente, service à la clientèle, etc.)

Offre

Salaire: 20.30