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Réceptionniste

Réseau Sélection | Bleu Horizon

C'est un Contrat job à Rouyn-Noranda, QC publiée le août 13, 2019.

Rôle et contexte du poste :

Sous l’autorité de la coordonnatrice administrative, le ou la réceptionniste est responsable d’effectuer des tâches reliées à la réception et au travail de bureau. La tâche est divisée, 60% service à la clientèle et 40% administration.

Responsabilités clés :

  • Accueillir les visiteurs et les résidents selon les standards de l’entreprise
  • Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques
  • Prendre les messages laissés sur le répondeur
  • Noter les demandes et réquisitions des résidents, effectuer les suivis téléphoniques divers
  • Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets, compléter les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas)
  • Gérer la petite caisse de la vente des cartes et coupons repas
  • Procéder à l’affichage d’information sur le babillard (menus, mémos, etc.)
  • Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer, en collaboration avec l’adjoint, que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention
  • Supporter la directrice et l’adjointe dans leurs fonctions
  • Maintenir de bonnes relations avec les résidents
  • Recevoir, dépouiller et distribuer le courrier
  • Aviser le personnel de tout courrier urgent ou confidentiel
  • Effectuer les envois postaux et par messager pour le personnel en s’assurant du respect de la politique
  • Tenir à jour les listes téléphoniques des résidents, des employés et des fournisseurs/intervenants externes
  • Rédiger des lettres et des documents et effectuer différentes tâches d’ordre clérical (classement, photocopies, ouverture de dossiers)
  • Élaborer et monter divers tableaux et formulaires à l’aide de différents logiciels
  • Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau, de la papeterie
  • Toutes autres tâches connexes

Compétences clés :

  • Dynamisme, capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles
  • Bonne gestion des priorités, des urgences
  • Autonomie, discrétion
  • Souci du travail bien fait
  • Courtoisie, professionnalisme
  • Esprit d’équipe
  • Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités
  • Approche axée sur le service à la clientèle
  • Souplesse interpersonnelle, entregent
  • Capacité d’adaptation, tolérance au stress.

Exigences du poste:

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique un atout
  • Expérience de travail avec des personnes âgées un atout
  • Expérience en service à la clientèle
  • Maîtrise des logiciels: Word, Excel, Outlook