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Réceptionniste

Axia services

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le septembre 9, 2020.

QUI SOMMES NOUS?

Entreprise d’économie sociale fondée en 1975, Axia est spécialisée en gestion immobilière avec ses divisions en entretien ménager commercial, Axia Entretien ménager, et son agence de sécurité, Axia Sécurité. Dans un autre domaine, Axia Emballage permet aux compagnies d’optimiser leur capacité de production et d’atteindre de nouveaux marchés, en leur offrant un service de sous-traitance alimentaire et industrielle tout en leur assurant un support logistique.

Dans un marché toujours plus compétitif, notre groupe est fier d’offrir à ses clients des services hautement professionnels. La qualité de notre travail est au cœur de notre engagement comme le démontre notre certification ISO 9001.

Fort de ses nombreux succès, Axia prouve que l’économie sociale rapporte, pour le plus grand bénéfice de ses employés et bien entendu, au profit de ses clients.

Notre mission est d’offrir des emplois de qualités à des personnes vivants avec des limitations. Chez Axia, notre mission, on la vit.

OBJECTIFS DU POSTE
 Coordonner et effectuer les tâches administratives sous la responsabilité du comité de gestion pour permettre aux cadres de maximiser le temps consacré aux décisions opérationnelles
 Coordonner et diriger les communications (téléphoniques et écrites) reçues pour assurer des actions efficientes et rapides
 Compiler les informations nécessaires pour augmenter l’efficacité de l’administration dans son rôle de support aux opérations

RESPONSABILITÉS
 Diriger les appels téléphoniques ainsi que le courrier reçu ; distribuer les courriels de la boîte de courriel générale ; accueillir et communiquer l’arrivée des visiteurs au bureau ; compléter les transactions de vente de produits cafés
 Effectuer les opérations reliées à la poste (plier, insérer et timbrer) ; aller au bureau de poste pour les envois spéciaux
 Effectuer les opérations de conciliation reliées à la petite caisse café, compiler les reçus de caisse et effectuer l’entrée des données au fichier Excel
 Collaborer à la mission des services administratifs en accomplissant des tâches cléricales pour les cadres (comptabilité, paie, RH) ainsi que l’impression de certains documents, étiquettes et enveloppes
 Vérifier les factures de produits d’entretien ménager versus les bons de livraison, faire les suivis et faire les demandes de correction lorsque nécessaire
 Ramasser et distribuer les documents reçus par télécopieur ; collaborer à la préparation de la documentation nécessaire à la vérification comptable annuelle
 Effectuer le classement des documents pour l’unité administrative ; assurer la disponibilité des fournitures de bureau, commander et ranger les commandes de fournitures ; expédier les articles usés ou désuets

FORMATION ET EXPÉRIENCE
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat/ soutien administratif (atout)
 Posséder une expérience dans un poste similaire ;
 Connaitre les logiciels Word et Excel de Microsoft Office ; connaissances du système Acomba et/ou AZUR représentent un atout ;
 Bonne communication verbale
 Habileté à travailler sur plus d’une tâche à la fois
 Tolérance au dérangement

COMPÉTENCES
Organisationnelles
 Être orienté vers le client
 Être doué pour la communication interpersonnelle
 Faire preuve d’autonomie
 Savoir gérer son temps
Spécifiques
 Savoir définir les priorités
 Être intègre et digne de confiance