Réceptionniste

Horaire du lundi au dimanche (selon les disponibilités), de 12h à 20h30

– Responsable du service à la clientèle, de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d’accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et d’effectuer des tâches administratives visant à contribuer à la gestion des activités de la direction. Appuie la direction dans l’application des mesures préventives associées au COVID-19. Primes de soir et de fin de semaine applicables.

1. Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités ; accueille et dirige les résidents et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service ; fait signer le registre.
2. Enregistre les sorties et entrées des résidents, selon le système établi, afin d’en assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas.
3. Communique, selon les informations fournies par l’entremise du réseau de communication, les informations d’intérêt général (ex. repas, activités).
4. Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location.
5. Achemine, selon les informations fournies, les prescriptions ou autres requêtes à la pharmacie afin de procurer aux résidants les médicaments ou autres produits pharmaceutiques requis ; en assure le suivi.
6. Prépare, selon les informations, l’ordre du jour des réunions ; assure la logistique, réunit et assemble la documentation nécessaire ; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.
7. Obtient, réunit, enregistre et met en corrélation, manuellement ou à l’aide d’un système informatisé, des données, des informations, de la documentation, les revenus, les entrées et sorties des résidents, etc. aux fins de mise à jour, de contrôle, de compilation, de vérification, de complémentarité, de rédaction, de référence, etc.
8. Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc. ; valide les données ou complète les informations, les annote, etc. afin d’en faciliter le traitement; achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi.
9. Organise et tient à jour le système de classement et de conservation de données, de documentation, dossier du personnel et des résidents, etc. se rapportant aux activités et y apporte les modifications nécessaires, selon les normes, aux fins de référence, de recherche, de compilation ou de consultation.
10. Commande, selon les instructions et les pratiques ou après autorisation, les demandes de service et d’acquisition de matériel et en assure le suivi.
11. Prépare et effectue périodiquement, selon les instructions et le système établi, la listes des revenus, la perception des loyers, en assure un suivi et fait rapport et signale toute anomalie.
12. Rédige et signe la correspondance courante et soumet les projets de réponse de toute autre correspondance pour l’autorisation et la signature du gestionnaire afin d’assurer le suivi des dossiers.
13. Administre et rend compte d’une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies.
14. Remplit les formulaires et les documents appropriés ; rédige la correspondance et les rapports courants requis selon les informations à sa disposition afin d’assurer les suivis nécessaires.
15. Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissantes à toute autre catégorie d’emploi égale ou inférieure.

Connaissance informatique et microsoft word, excel, power point

Connaissance de Hopem et publisher un atout

Sens de l’organisation

Orientation service client

Aptitude à communiquer et à écouter, de l’entregent

Capacité à travailler en équipe et à coopérer

Recherche de l’excellence / qualité du travail

Jugement / mise en œuvre de solutions

Innovation et créativité

Résistance au stress