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Adjointe Administrative – Réceptionniste

TINK

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le février 6, 2020.

Nous sommes à la recherche d’un.e – adjoint.e administrative – réceptionniste :

Tu es polyvalente, souriant.e, minutieux.se, débrouillard.e et tu fais preuve d’initiative. Tu te définies comme une personne ayant envie d’aider, de faire partie d’une équipe et qui est volontaire. C’est tout bon!

Tu t’assureras du bon fonctionnement et du bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau en général, d’un point de vue administratif. Pour nous, c’est un rôle clé au sein de notre équipe.

Tu seras reconnu.e pour :

  • Fournir des services de secrétariat et/ou de soutien administratif : encaissement des paiements de clients, comptabilisation des factures des fournisseurs, validation et comptabilisation des comptes de dépenses, cartes de crédit, préparation des bons de commande
  • Répondre aux demandes de support pour la feuille de temps
  • Se charger de la petite caisse en observant les procédures établies
  • Gérer les appels téléphoniques de façon professionnelle et les rediriger vers les personnes concernées
  • Accueillir avec courtoisie les client.e.s, les candidat.e.s, les fournisseurs qui se présentent à la réception
  • Trier le courrier, les télécopies et les colis livrés et les remettre aux personnes concernées
  • Préparer et expédier divers colis et matériels informatiques
  • Classer les documents en observant les procédures établies
  • Effectuer des recherches et fournir les informations demandées
  • Effectuer les achats des fournitures de bureau, d’épiceries et s’assurer que le niveau des réserves est toujours suffisant
  • Gérer de concert avec les différents directeurs de département, les absences et vacances des employé.e.s et les communiquer au reste de l’équipe
  • Mettre à jour l’intranet : Fiche employéeBottin téléphonique
  • Procéder à l’accueil administratif des nouveaux employé.e.s et consultant.e.s.

Recrutement

  • Faire les affichages de poste sur les différents sites de recrutement
  • Faire les CV en format TINK.

Autres exemples de tâches connexes

  • S’assurer de la propreté, de l’état de rangement et du bon fonctionnement du bureau en général et des salles de réunion en particulier, salles communes et cuisine
  • Commander des repas et/ou collations/cafés lors de réunions à l’interne
  • Collaborer à l’organisation d’évènements corporatif.

Tu es la bonne personne si tu es ou as:

  • Une bonne connaissance de la suite Office
  • Une expérience dans un emploi similaire
  • Un excellent sens de l’organisation, faisant preuve de rigueur ainsi qu’une attitude professionnelle et positive
  • Une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Un anglais fonctionnel (atout si parfaitement bilingue)
  • Une connaissance de logiciel de comptabilité (atout)
  • Un diplôme pertinent (DEP ou DEC).